Yönetici

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

1. Bu görev tanımı ancak kat malikleri toplantısı sonucu değiştirilebilir. Yönetici görevini; Kat mülkiyeti kanunu ile diğer tüm kanunların ve Citrus Garden Sitesi Yönetim Planının, sitede uygulanmasını sağlar, kat malikleri kurulu toplantılarında alınan tüm kararları yerine getirir. Seçilmiş yönetici olarak, Citrus Garden Sitesinin, tüm çalışanlarının yönetimi sağlamak, sitenin tüm alanlarının hem çalışanlar hem de Sitede yaşayanlar (kat malikleri ile onların kiracıları) için sağlıklı ve güvenli olmasının sağlanması temel görevidir. Seçilmiş Yönetici, burada tanımlanan görev tanımına uygun çalışmak zorundadır.

2. Siteyi tüm muhataplara karşı temsil eder, sitenin ve site sakinlerinin hak ve çıkarlarını hem dış muhataplara hem de iç muhataplara (kat malikleri ile onların kiracılarına) karşı korur,

3. Site ile ilgili tüm duyuruları, bilgilendirme ilanlarını, e-posta ve sitenin web sitesi üzerinden yapar

4. Yöneticinin Adı, soyadı ve kendisine 24 saat ulaşılabilecek telefon numaraları, ana gayrimenkulün kapısı yanına veya girişte görülecek bir yere çerçeve içinde asılır. Yönetici, acil durumlarda 7/24 telefon ile ulaşılabilir olmak zorundadır.

5. Ana gayrimenkulün, bahçesi, binaları ve sahip olduğu her şey ile site gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tüm tedbirlerin alınması, sorun olması durumunda giderilmesi, site çalışanları için, iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin alınması ve uygulanması, sitenin ve site yönetiminin kanunlara, yönetmeliklere, site yönetim planına ve kat malikleri toplantı kararlarına uygun olmasının sağlanması ve bütün kararların yerine getirilmesi.

6. Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi, işyeri hekimi, iş güvenliği uzmanı ve avukat ile sözleşmeler yaparak, güvenli ve huzurlu bir çalışma ve yaşama ortamı oluşturulmasını sağlanması, sürdürülmesi ve yönetilmesi

7. Ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri, havuzun, jeneratörün aylık bakım, yıllık kontrolleri ve işletilmesi, sigorta yapılması, bozulan, kırılan, zarar gören makina, ekipman veya fiziksel bölümün tamiri, gerekirse yenilenmesi, site genelinin ve ortak mekanlarının böcek, kemirgen vs karşı ilaçlanması için bir firma ile çalışma, site avukatı, site işyeri hekimi, site iş güvenliği uzmanı (veya bu hizmetler OSGB firmasından alınıyorsa) bunun bedelleri olarak, kat maliklerinden avans paranın banka hesabına yatmasının sağlanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması,

8. Sitenin resmi e-posta grubundan ve Citrus Garden web sitesinden her ayın ikinci haftasında, bir önceki ay yapılan harcamaları, harcama kalemlerini gösteren ve yönetimin aylık yaptıklarını anlatan, bir excel/word dosyası yayınlanması, aynı dokümanların site içinde de asarak duyurulması. Bütün raporlar ve yöneticinin yaptığı tüm yazılı iletişim, duyurular vs. her şey hem Türkçe hem de İngilizce dillerinde yapılır. Citrus Garden Sitesinde iletişim dilleri hem Türkçe hem de İngilizcedir.

9. Sitenin denetçilerine her ayın ikinci haftasında, bir önceki ayın tüm harcama kalemleri ile tüm ödeme belgelerini gösterir ve yönetimin aylık yaptıklarını anlatır bir dosya iletir. Bu iletişim, denetçilere e-posta olarak yapılır. Tüm faturalar kalem kalem ayrıntılı olmalı ve hizmetin görüldüğü ay içerisinde gelmelidir. Yönetici, faturası gelmeyen mal veya hizmetin ödemesini yapamaz. Yönetici, faturaları, fişleri, tahsilat makbuzları, ödeme fişleri vs tüm belgeleri, her ayın ortasında ve sonunda sitenin muhasebecisine tam ve eksiksiz iletmekle sorumludur.

10. Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısıyla doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması,

11. Site için yıllık işletme projesi hazırlar, yapılacak işler için en az üç farklı firmadan teklifler alır,

12. Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatların takibi, kabulü ve cevaplanması

13. Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması,

14. Site sakinlerinin sağlık, huzur, güvenlik içerisinde yaşamasını sağlamak amacıyla; bakım, onarım, tadilat, tamirat, peyzaj vs işlerin eksiksiz, sorunsuz ve en iyi şekilde yerine getirilmesi için, site adına personel işe alarak veya bu işleri yapan firmalardan hizmet/ürün satın alarak, sitenin ihtiyacı olan her türlü hizmeti gördürür, bu süreçleri yönetir, denetler. Her türlü, fatura, fiş ve belgeyi saklar,

15. Kat maliklerinin ve Ana gayrimenkulün hak ve çıkarlarının korunması, harcamaların en aza indirilmesi, Kat maliklerinden toplanan paraların tutumlu harcanmasını sağlar, kontrol eder,

16. Site genel alanlarına fiziki müdahalede bulunan kat malikleri ya da onların kiracılarına karşı, Site yönetim planına ve Kat malikleri toplantılarında alınmış ortak kararlara karşı davranan kat malikleri ya da onların kiracılarına karşı ve ayrıca Kat mülkiyeti kanunuyla tanımlanmış, siteye ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat malikleri ya da onların kiracılarına karşı, zaman gecikmeksizin ve ayrıca ilave görevlendirilmeyi beklemeksizin, dava açılması ve icra takibi yapılması, kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi,

17. Elden, makbuz vermeksizin para kabul edemez. Aidatlar ve avanslar, kat malikleri veya kiracılar tarafından, muteber bir bankada yönetici adına ve fakat ana gayrimenkulün yöneticisi sıfatı gösterilmek suretiyle, açılmış hesaba yatar. Banka hesaplarını takip eder, kontrol eder,

18. Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması, toplantının organizasyonu, tüm hazırlıkları ve dokümanlarının hazırlanması, ayrıca; toplantı sırasında kat maliklerine sunulacak tüm belgelerin, yöneticinin geçmiş ve gelecek dönem hakkında konuşmasının, toplantı gündem maddelerinin, yeni döneme ait tahmini bütçe teklifinin, bütün raporların (yönetim raporları, faaliyet raporları, mali raporlar, denetim kurulu raporları, sitenin borçları-alacakları listeleri, giderler listeleri, aidat çizelgesi vb) toplantıdan en az 15 gün önce, e-posta yolu ile tüm kat maliklerine hem Türkçe hem de İngilizce olarak ulaştırılması.

19. Site sakinlerinin ve site çalışanlarının tüm iletişimleri/ talepleri yazılı yapmalarını bekler. Kendisi de site adına tüm çalışanlar, kat malikleri ve kiracılarla olan iletişimi, ilanları, duyuruları yazılı olarak yapar. Sözlü iletişimi sadece acil ve ivedi durumlarda kullanır, ancak bu iletişimi de yazılı hale getirir ve saklar. Ayrıca, site ile ilgili olan, gelen ve giden tüm yazışmaları da kaydeder ve saklar.(Beş yıl süre ile)

20. Siteye ait web sitesini yönetir, gelen talep ve şikâyetleri dikkate alarak, yapılabilecek olanları hemen yerine getirir, web sitesi yazışma grubunun kurallarına uymamakta direnenleri gruptan çıkarır. Yeni kat malikleri ya da kiracıları web sitesine grubuna ekler.

21. Sitede olup biteni site çalışanları aracılığıyla 7/24 takip eder, çalışanlara talimat ve görevler verir, çalışanların çözemeyeceği bir sorun olması durumunda günün her saati siteye gelerek, sorunla bizzat ilgilenir, 22. Her gün düzenli olarak, bir saat siteye bizzat gelerek, çalışanları, sitede yapılanları veya site adına iş yapan firmaları denetler, işi kontrol eder. İşin tam ve eksiksiz yapılmasını sağlar. Genel işleyişi denetler. Ayrıca, siteye haftada birkaç sefer, habersiz ve zamansız(gündüz/gece) ziyaretlerle sitedeki çalışanları denetler, işleyişi kontrol eder.

23. Görevini uyarılarına rağmen tam olarak yerine getirmemekte ısrar eden çalışanın görevine son verir, yerine yeni çalışan bulur ve işe alarak, görevlendirir. Site çalışanlarının görevlerini eksiksiz ve layıkıyla yapmaların sağlanması site yöneticisinin sorumluluğudur. Bu amaçla yönetici gerek görmesi durumunda, hiçbir kat malikine sormadan, emri altındaki çalışanın görevine son verir, yerine uygun gördüğü yeni bir kişiyi görevlendirir. Yönetici, bu kararla ile ilgili sorumluluğu tek başına taşır. Olayı takip eden ay yönetim raporunda gerekçesi ile bu durumu kat malikleri ile onların kiracılarına bildirir. Asıl olan Citrus Garden Sitesinin düzenli işleyişinin aksamaması, işlerin olması gerektiği gibi yapılmasıdır.

HAKLAR

24. Yöneticilik görev ve sorumlulukları bedeli olarak aylık belli bir ücret alır. Bu ücretin düzenli ve sürekli ödenmesi yöneticinin hakkıdır.

25. Eğer Yönetici aynı zamanda, sitede kat maliki ise normal yönetim giderlerine katılmaz, aidat ödemeleri yapmaz ancak, yatırım amaçlı toplanan avanslara eşit oranda katılır,

26. Yönetici görevini yerine getirirken, tüm kat malikleri ve kiracılardan saygı, nezaket, ilgi görmeye, hakkı ve talebi vardır. Yönetici acil durumlarda 7/24 telefon ile ulaşılır olmak zorundadır. Bununla beraber, acil olmayan ve bekleyebilecek tüm diğer konular için, akşam saat 22:00’den sonra, Pazar günleri ve resmi tatil günlerinde telefon ile aranarak rahatsız edilemez.

27. Yönetici görevini yerine getirirken, tüm kat malikleri ve kiracılar, bu görevin layıki ile yerine getirilebilmesi için yöneticiye yardımcı olmak zorundadırlar.